"Assist is mijn collega die alles over het jeugdhuis weet"
Als beroepskracht ben ik graag van alle aspecten van de werking van het jeugdhuis op de hoogte, ook al worden heel wat taken door vrijwilligers uitgevoerd. Bij ons heeft iedere bestuurder en ikzelf als beroepskracht toegang tot Assist. Elk met een eigen gebruikersnaam en wachtwoord, gekoppeld aan specifieke rechten.
De boekhouder voert alle verrichtingen in en vraagt iedere maand een financieel maandoverzicht op voor de Raad van Bestuur. Hij maakt ook het financieel jaarverslag op voor de jaarlijkse Algemene Vergadering. De activiteitenverantwoordelijke houdt de activiteitenkalender up-to-date en stuurt vanuit Assist uitnodigingen naar geïnteresseerde leden. Ikzelf gebruik Assist voor de wettelijke verplichtingen als vzw (neerleggen ledenlijst, Bijlage B en C bij de Griffie) en beheer het leden- en adressenbestand.
Vroeger, met de CD-rom versie, stond Assist enkel op 1 computer in het jeugdhuis geïnstalleerd en moesten de vrijwilligers naar het jeugdhuis komen om hun bestuurstaken uit te voeren. Sinds de online versie doet iedereen zijn taak van thuis uit, wat een grote verbetering is.
"Sinds ik Assist gebruik, zijn de drukke inschrijvingsmaanden iets minder druk"
Ik ben zowel voorzitter als trainer bij judoclub JC. Yoshi-Kwai waar ik eigenlijk de volledige adminsitratie en boekhouding voor mijn rekening neem. Jarenlang heb ik mijn plan getrokken met zelf in elkaar gebokste Excel-sheets en Word-formulieren, maar sinds oktober 2005 ben ik fan van Assist ;-)
Ik ben zelf geen boekhouder, maar toch slaag ik erin om via Assist de financiën van onze club overzichtelijk te beheren. We organiseren met de club af en toe een judotornooi en het is interessant dat ik per tornooi een financieel overzicht kan opvragen.
September en oktober zijn voor mij de 2 drukste maanden omdat ik dan alle leden van het nieuwe jaar moet inschrijven. Dat lukt al aardig in Assist, maar als ik dan toch een ‘Assist Idea’ mag voorstellen: voor sportverenigingen – zeker voor een judoclub – zou het handig zijn moest je in Assist per lid hun ‘geschiedenis’ kunnen bijhouden. Op die manier kan je per lid hun ‘persoonlijke evolutie’ bijhouden.
"Een handig hulpje bij de organisatie van al onze activiteiten"
De vzw ’t Kruispunt – De Kapruin organiseert vrijetijdsactiviteiten voor mensen met een handicap of beperking. Als verantwoordelijke voor de organisatie van al die activiteiten werk ik vaak samen met tal van andere organisaties uit de buurt. Ik gebruik Assist vooral voor het beheren van mijn activiteitenkalender en de contactgegevens van al die verenigingen, organisaties, deelnemers en hun verantwoordelijken.
Een groot voordeel voor onze organisatie is dat ik in Assist alle verenigingen en personen kan opdelen in verschillende ‘Adresgroepen’. Zo heb ik zelf een Adresgroep aangemaakt voor ons tijdschriftje en een Adresgroep per doelgroep. Als ons tijdschrift de deur uit moet of ik wil een brief sturen naar alle deelnemers van een bepaalde activiteit, druk ik met één klik op de knop de juiste adresetiketten af.
Ik hou in Assist ook de verjaardagen van al onze leden bij. Je kan dan op iemands verjaardag vanuit Assist een mailtje sturen, wat op zich fijn is. Maar... mijn leden hebben zelden een e-mailadres. Vandaar dat ik het nog fijner zou vinden moest ik van die jarigen ook adresetiketten kunnen afdrukken. ’t Is maar een gedacht ;-)
"Verdomd eenvoudig in gebruik"
Het Roodebeekcentrum is ondergebracht in de prachtige ‘Villa Montald’ en biedt ondersteuning aan enkele jeugd- en kunstverenigingen uit Sint-Lambrechts-Woluwe. Wij hebben Assist leren kennen via één van die verenigingen, Jeugdhuis De Schakel, die Assist ook gebruiken als hun databeheerprogramma.
Wij gebruiken Assist hoofdzakelijk met 2 personen: onze administratief medewerkster gebruikt voornamelijk het boekhoud gedeelte, terwijl ik via Assist onze activiteiten bijhoud, personen en medewerkers in werkgroepen onderbreng, ons adressenbestand met contactpersonen up-to-date houd en handig gebruik maak van het opmaken van adresetiketten.