Welkom bij de Online Help van Assist.
Gebruikers van Assist kunnen hier terecht voor antwoorden op vragen rond het gebruik van Assist.
Deze Online Help wordt regelmatig aangepast en uitgebreid met nieuwe ‘veel gestelde vragen’.
Zit je vraag er nog niet tussen, aarzel niet ons hier te contacteren.
Hulp bij het aanmelden in Assist
Hulp bij het beheren van de boekhouding in Assist
Hulp bij het aanmelden in Assist
Wat heb ik nodig om mij aan te melden in Assist?
Op het moment dat je via deze website Assist bestelt, wordt je gevraagd om zelf een e-mailadres en een wachtwoord op te geven waarmee je je wilt aanmelden in Assist. Dit is het enige wat je nodig hebt om met Assist aan de slag te gaan.
Omdat Assist binnen dezelfde vereniging door verschillende medewerkers kan gebruikt worden, is het belangrijk om samen goed af te spreken welk e-mailadres en welk wachtwoord er zal gebruikt worden. Wij raden aan om standaard het algemene e-mailadres van de vereniging te gebruiken zodat dit niet moet aangepast worden bij een eventuele bestuurswissel.
In Assist Medium en Assist Large kan je bovendien een uitgebreid gebruikersbeheer opzetten waarbij je meerdere gebruikers kan toevoegen en waarbij iedere gebruiker zijn eigen e-mailadres en wachtwoord kan gebruiken.
Ik weet niet meer met welk e-mailadres ik mij moet aanmelden. Wat nu?
Probeer eerst te achterhalen wie voor jouw vereniging ooit Assist heeft besteld. Hij of zij heeft bij die bestelling het e-mailadres en het wachtwoord gekozen waarmee je je in Assist kan aanmelden. Onmiddellijk na die bestelling is er een mail verstuurd met daarin diezelfde gegevens.
Is deze mail zoek geraakt of heb je geen idee wie Assist ooit heeft besteld, stuur dan een mail naar vincent[at]assistonline[punt]eu. Vermeld in deze mail duidelijk de verenigingsnaam en een telefoonnummer waarop ik je kan contacteren.
Ik ben mijn wachtwoord vergeten. Wat nu?
Dat kan de beste overkomen. Geen probleem. Als je het e-mailadres nog kent waarmee je je aanmeldt, kan je hier je wachtwoord opvragen.
Hoe kan ik het e-mailadres waarmee ik mij aanmeld wijzigen?
Als je aangemeld bent in Assist, klik je in de rubriek ‘Opties’ op de knop ‘Mijn Assist abonnement’. Daar kan zowel je e-mailadres als je wachtwoord wijzigen.
Hoe kan ik het wachtwoord waarmee ik mij aanmeld wijzigen?
Als je aangemeld bent in Assist, klik je in de rubriek ‘Opties’ op de knop ‘Mijn Assist abonnement’. Daar kan zowel je e-mailadres als je wachtwoord wijzigen.
Ik kan niet aanmelden omdat Assist ‘tijdelijk onbereikbaar is wegens onderhoudswerken’. Wat is er aan de hand?
We blijven Assist steeds aanpassen en verbeteren. Af en toe zullen we daarom de toegang tot Assist moeten onderbreken om bijv. verbeteringen aan te brengen aan de gegevensbank waar jouw gegevens opgeslagen staan. Tijdens deze ‘onderhoudswerken’ zal je je tijdelijk niet kunnen aanmelden in Assist. In de meeste gevallen gaat dit om maximum enkele uren. We proberen dit ook zoveel mogelijk in ‘daluren’ te doen wanneer Assist amper gebruikt wordt (bijv. ’s nachts).
Nog enkele belangrijke zaken hieromtrent:
- Na zo’n tijdelijke onderbreking zal je nog steeds met je vertrouwd wachtwoord kunnen aanmelden.
- Al je gegevens die je in Assist hebt opgeslagen, zullen niet aangetast worden door de onderhoudswerken.
- Het is niet nodig om ons te berichten over het feit dat er onderhoudswerken zijn in Assist, ook niet over het feit je hierdoor tijdelijk niet kan aanmelden. Wij zijn het die deze werken uitvoeren, dus we zijn hier perfect van op de hoogte.
Zijn er bepaalde voorwaarden waaraan mijn wachtwoord moet voldoen?
Een wachtwoord in Assist moet uit minstens 6 karakters bestaan en kan iedere combinatie bevatten van letters en cijfers. Voor je eigen veiligheid raden we je aan om een wachtwoord te kiezen dat jij makkelijk kan onthouden, maar dat voor anderen moeilijk te achterhalen valt. Een zogenaamd ‘sterk wachtwoord’ bestaat uit een combinatie van kleine letters, hoofdletters en cijfers.
Welke browsers ondersteunt Assist?
Assist ondersteunt volgende browsers:
- Voor PC : FireFox en Internet Explorer
- Voor Mac : FireFox en Safari
Indien mogelijk, gelieve steeds de laatste versie van je favoriete browser te gebruiken.
Wat is de ‘Onthouden op deze computer’ optie in het Aanmelden-vak?
Assist biedt je de mogelijkheid om de gegevens waarmee je je aanmeldt te onthouden op jouw computer. Op die manier kan je nog sneller met Assist aan de slag. Als je tijdens het aanmelden de optie ‘Onthouden op deze computer’ aanvinkt, zal je aangemeld blijven in Assist, ook al sluit je de browser waarmee je in Assist aan het werken was. De volgende keer dat je surft naar de website www.assistonline.eu zal je meteen in Assist terechtkomen en kan je onmiddellijk aan de slag.
Wil je op een bepaald moment deze optie toch liever uitzetten, klik dan in Assist rechtsbovenaan op de tekstlink ‘Afmelden’. Vanaf dat moment zal je je op de homepage van Assist weer moeten aanmelden.
Voor je eigen veiligheid en privacy is het belangrijk om de optie ‘Onthouden op deze computer’ nooit aan te vinken als je je aanmeldt vanuit een publiek toegankelijke computer of een computer die door meerdere personen wordt gebruikt. Deze optie kan je best enkel gebruiken op jouw persoonlijke computer waar jij enkel op werkt.
Hulp bij het beheren van de boekhouding in Assist
Mag ik de boekhouding van mijn vzw beheren in Assist?
De boekhouding in Assist werd opgesteld volgens de regels van de nieuwe vzw-wetgeving en beperkt zich enkel tot de boekhouding die moet gevoerd worden in een zogenaamde ‘kleine vzw’.
Is jouw vereniging een kleine vzw?
De wetgeving deelt de vzw’s in op basis van een aantal criteria. Je vereniging is een kleine vzw wanneer het aan geen of slechts één van volgende voorwaarden voldoet:
1. Er zijn meer dan vijf werknemers in je vereniging
Het gaat hier om een jaargemiddelde in voltijdse equivalenten. Werknemers die dus maar halftijds werken, tellen maar voor 0,5 mee. Vrijwilligers hoef je niet in deze berekening op te nemen.
2. Het totaal aan ontvangsten bedraagt jaarlijks 250.000 euro of meer, exclusief BTW
Het gaat hier om ontvangsten die voortvloeien uit de normale werkingsactiviteiten van de vereniging, zoals bijvoorbeeld de ontvangsten van lidgelden, activiteiten, drankverkoop,… De uitzonderlijke ontvangsten worden niet mee opgenomen in de berekening, zoals bijv. ontvangsten van een eenmalige stockverkoop van het oude meubilair om de infrastructuur te kunnen vernieuwen of dergelijke.
3. De balans van de vereniging bedraagt 1.000.000 euro of meer
Elk jaar moet de vereniging een inventaris opmaken van alle bezittingen. Uit deze zogenaamde ‘staat van vermogen’ kan je afleiden hoeveel de bezittingen waard zijn.
Wanneer begint en eindigt het boekjaar van mijn vereniging?
Een boekjaar duurt 12 maanden. Je mag zelf kiezen wanneer het boekjaar van je vereniging start. Het hoeft dus niet noodzakelijk van 1 januari tot 31 december te lopen.
Beheer ik de boekhouding best per kalender- of per werkjaar?
De boekhouding in Assist loopt standaard per kalenderjaar (van 1 januari tot 31 december). Wens je de boekhouding volgens een ander werkjaar te beheren, dan klik je in de rubriek 'Opties' eerst op ‘Werkjaren toevoegen en bewerken’. Daar kan je zelf één of meerdere werkjaar toevoegen. Per werkjaar geef je een unieke benaming op (bijv. '2008–2009') en de start- en einddatum. Indien gewenst, kun je per werkjaar wat extra informatie opgeven, maar dit is niet verplicht.
Nadat je een werkjaar hebt ingegeven, klik je in de rubriek ‘Opties’ op de knop ‘Werkjaren instellen’. Vervolgens selecteer je naast het onderdeel 'Boekhouding' het werkjaar waarin je de boekhouding wilt beheren.
Wat zijn finaciële posten en hoe kan ik ze ingeven in Assist?
'Financiële posten' zijn de verschillende posten waarover het geld van de vereniging verdeeld ligt. Dat kan bijvoorbeeld de 'Kas' zijn (cash geld dat ofwel in het lokaal van de vereniging of bij een bestuurder thuis bewaard wordt om kleine aankopen te kunnen doen), maar uiteraard ook een 'Zichtrekening', een 'Spaarrekening', enz.
Om de boekhouding in Assist te beheren, moet je minstens één financiële post opgeven. Hiervoor klik je in de rubriek 'Boekhouding' op de knop 'Financiële posten', waar je de verschillende financiële posten van je vereniging één voor één kan toevoegen. Zorg ervoor dat je iedere financiële post een unieke benaming geeft. Heeft je vereniging bijvoorbeeld twee zichtrekeningen, dan gebruik je bijv. de naam van de bank of het rekeningnummer om een unieke benaming op te geven (bijv. 'Zichtrekening KBC', 'Zichtrekening 123-1234567-12',...).
Het is belangrijk om op voorhand te bepalen vanaf welke datum je de boekhouding in Assist gaat beheren. In het veld 'Beginwaarde' vul je nl. het bedrag in dat op die dag op deze financiële post stond. Stel dat je kiest om vanaf 1 januari 2008 je boekhouding in Assist te beheren, dan vul je bijv. bij de zichtrekening het bedrag in dat op 31 december 2007 op die rekening stond.
Wat is het financiële jaarverslag?
Een financieel jaarverslag geeft een overzicht van alle uitgaven en alle ontvangsten die de vereniging dat jaar gemaakt of ontvangen heeft. Daarom bestaat een financieel jaarverslag steeds uit twee delen: een deel waarin alle uitgaven worden opgesomd en een deel met alle ontvangsten. Als je het saldo van beide delen berekent (het totale bedrag aan ontvangsten – het totale bedrag aan uitgaven) weet je of de vereniging dat jaar winst of verlies heeft gemaakt.
Wat zijn financiële verrichtingen?
Iedere uitgave en iedere ontvangst die in de boekhouding wordt ingeschreven, noemt men een 'Verrichting'. Alle verrichtingen van een welbepaald boekjaar worden dus in hetzelfde financieel jaarverslag opgenomen.
Wat is het rekeningenstelsel?
Omdat heel wat verenigingen honderden of zelfs duizenden verrichtingen per jaar hebben, heeft men een systeem bedacht om het financiële jaarverslag toch nog overzichtelijk te houden, nl. het 'rekeningenstelsel'. In een dergelijk rekeningenstelsel gaat men dezelfde soort verrichtingen groeperen in 'ontvangstenrekeningen' of 'uitgavenrekeningen', afhankelijk of het om een ontvangst of een uitgave gaat. Zo wordt bijv. het lidgeld van de leden ingeboekt in de ontvangstenrekening 'Lidgelden', terwijl een factuur van de brouwer wordt ingeboekt in de uitgavenrekening 'Aankopen eetwaren en dranken'.
In het financiële jaarverslag worden uiteindelijk niet alle verrichtingen afzonderlijk opgesomd, maar enkel de som per ontvangstenrekening en per uitgavenrekening. Het grote voordeel van dit systeem is dat het financiële jaarverslag nu wel overzichtelijk en nuttige informatie verschaft. In één oogopslag weet je hoeveel 'Lidgelden' de vereniging dat jaar heeft ontvangen of hoeveel geld men heeft uitgegeven aan 'Eetwaren en dranken'.
Wat zijn rekeningen-groepen?
Een degelijk financieel jaarverslag groepeert alle ontvangsten- en uitgavenrekeningen in rekeningen-groepen. Zo wordt het financiële jaarverslag nog overzichtelijker en krijg je per rekeningen-groep een totaalbedrag.
De boekhouding in Assist is opgedeeld volgens de officiële rekeningen-groepen die opgelegd worden door de huidige vzw-wetgeving. Je kan in Assist geen rekeningen-groepen toevoegen of verwijderen. Ook de benamingen van deze rekeningen-groepen kunnen in Assist niet aangepast worden.
Dit zijn de verschillende rekeningen-groepen die Assist hanteert:
- Ontvangstenrekeningen
Lidgelden
In deze rekeningen-groep boek je alle ontvangsten uit lidgelden.
Schenkingen en legaten
'Giften' worden bijv. in deze rekeningen-groep ingeboekt.
Subsidies
Per soort subsidie kan je in deze rekeningen-groep een andere ontvangstenrekening aanmaken.
Andere ontvangsten
In deze groep boek je alle andere ontvangsten die niet in één van de drie bovengenoemde groepen kunnen ondergebracht worden, zoals bijv. ontvangsten uit 'Verkoop eetwaren en dranken', 'Verkoop diversen' (zoals T-shirts bijv.), 'Deelname aan activiteiten', enz.
- Uitgavenrekeningen
Goederen en diensten
In deze rekeningen-groep boek je alle uitgaven die je doet met als doel ze weer te verkopen. Enkele voorbeelden hiervan zijn 'Aankopen eetwaren', 'Aankopen dranken' of 'Andere aankopen' (zoals T-shirts bijv.).
Bezoldigingen
Heeft je vzw één of meerdere werknemers in dienst, dan boek je in deze groep alle uitgaven die hiermee gepaard gaan: 'Brutolonen', 'Eindejaarspremie', 'Vakantiegeld',...
Diensten en diverse goederen
In deze groep komen alle uitgaven die je doet voor de vereniging zelf, zoals 'Huur', 'Electriciteit', 'Telefoon', 'Drukwerk', 'Postzegels', 'Activiteitskosten', enz.
Andere uitgaven
Alle andere uitgaven worden in deze groep geboekt, bijv. 'Belastingen', 'Boeten', 'Diverse financiële kosten',...
Wat zijn uitgaven- en ontvangstenrekeningen?
Iedere rekeningen-groep bevat minstens één uitgaven- of ontvangstenrekening. Assist heeft voor jou al per rekeningen-groep de meest courante rekeningen opgegeven. Klik in de rubriek 'Boekhouding' op 'Uitgaven- en ontvangstenrekeningen' voor een overzicht van deze rekeningen.
Je kan uiteraard volgens je eigen wensen en de specifieke benamingen die in je vereniging worden gebruikt, dit rekeningenstelsel volledig aanpassen. Je kan rekeningen toevoegen of verwijderen of de benamingen van bestaande rekeningen aanpassen. Belangrijk is dat je er voor zorgt dat je steeds de juiste rekening in de juiste rekeningen-groep onderbrengt.
Tot slot kun je ook het volgnummer van iedere rekening aanpassen. Met dit volgnummer bepaal je zelf welke rekening in die groep bovenaan komt te staan, welke rekening tweedes, welke rekening derdes, enz. Op basis van deze volgnummers zal Assist het jaarverslag correct opmaken.
Hoe moet ik financiële verrichtingen inboeken?
Indien je minstens één financiële post (Kas, Zichtrekening, Spaarrekening,…) hebt opgegeven en indien je de verschillende rekeningen van het rekeningenstelsel hebt nagekeken, ben je klaar om verrichtingen in te boeken.
Om een verrichting toe te voegen, klik je in de rubriek ‘Boekhouding’ op de knop 'Verrichtingen toevoegen en bewerken'.
Iedere verrichting wordt in Assist gekoppeld aan een bepaalde maand van een bepaald jaar. Om die reden moet je eerst de juiste maand en jaar selecteren waarin je verrichtingen wilt toevoegen.
Vervolgens selecteer je de ‘Soort verrichting’ die je wilt toevoegen. Je hebt de keuze uit volgende 4 soorten verrichtingen: Ontvangsten, Uitgaven, Schulden en Vorderingen.
- Ontvangsten
Volgnummer
Het is wettelijk verplicht om iedere verrichting per boekjaar een uniek volgnummer te geven. Per verrichting genereert Assist automatisch een uniek volgnummer. Hiervoor gaat Assist in de lijst met verrichtingen op zoek naar het hoogste volgnummer en telt daar automatisch 1 bij. Indien gewenst, kan dit volgnummer aangepast worden, maar Assist zal erop toezien dat je geen volgnummer opgeeft dat al gebruikt wordt bij een andere verrichting.
Verantwoordingsnummer
Iedere verrichting die je inboekt, moet je kunnen bewijzen met een 'verantwoordingsstuk'. Dit kunnen bijv. rekeninguittreksels zijn, facturen, kasticketten, enz. Ieder verantwoordingsstuk geef je een uniek en duidelijk verantwoordingsnummer (bijv. O-0001, O-0002, O-0003,... voor de ontvangsten en U-0001, U-0002, U-0003,… voor de uitgaven). Het is dat verantwoordingsnummer dat gekoppeld wordt aan een verrichting en dat je in dit veld moet ingeven.
Datum
Bij een enkelvoudige boekhouding worden de verrichtingen ingeboekt op het moment dat de 'geldstroom' plaatsvond. Als 'Datum' vul je dus de dag in waarop de Ontvangst effectief 'binnen kwam'.
Omschrijving
Geef een duidelijke omschrijving van de Ontvangst.
Bedrag
Hier vul je het bedrag van de Ontvangst in.
Financiële post
In deze keuzelijst selecteer je de ‘Financiële post’ waarnaar het Bedrag gaat. Wordt het geld eerst in een gezamenlijke Kas bewaard of wordt het bijv. rechtstreeks gestort op de Zichtrekening.
Ontvangstenrekening
Indien je op het einde van het boekjaar via Assist een financieel jaarverslag wilt opmaken, geef je hier op tot welke ‘Ontvangstenrekening’ deze verrichting betrekking heeft.
Van wie
Van wie is deze Ontvangst afkomstig? Dit kan zowel de naam van instantie zijn (bijv. de subsidiërende instantie), een leverancier (bijv. de brouwer) of de naam van een persoon (bijv. een lid).
Activiteit
Indien deze Ontvangst betrekking heeft op een bepaalde activiteit (bijv. Ontvangsten van een eetfestijn), kan je deze verrichting koppelen aan deze activiteit. Later kan je dan een overzicht opvragen van alle ontvangsten en uitgaven die betrekking hebben met deze activiteit. Deze activiteit moet wel eerst in de rubriek ‘Activiteiten’ toegevoegd zijn vooraleer je deze kan koppelen aan een verrichting.
Meer info
Een vrij veld waarin je alle extra informatie over deze Ontvangst kwijt kan.
- Uitgaven
Volgnummer
Iedere uitgave of aankoop krijgt een uniek volgnummer dat Assist automatisch genereert.
Verantwoordingsnummer
Elke uitgave krijgt een uniek verantwoordingsnummer dat gekoppeld is aan een verantwoordingsstuk.
Datum
De datum waarop de uitgave betrekking heeft.
Omschrijving
Geef een duidelijke omschrijving van de uitgave of de aankoop.
Bedrag
Het bedrag van de aankoop of de uitgave.
Financiële post
Op welke financiële post heeft deze aankoop of uitgave betrekking. Een factuur van de brouwer wordt bijv. met een overschrijving via de Zichtrekening betaald, terwijl het aankopen van CD’s met cash geld uit de Kas wordt betaald.
Uitgavenrekening
Hier selecteert u de ‘Uitgavenrekening’ waarop deze uitgave betrekking heeft.
Aan wie / Waar
Aan wie is de vereniging deze uitgave verschuldigd of waar werden de aankopen gedaan. Dit kan zowel de naam van een leverancier zijn (bijv. de brouwer) of de naam van een winkel (Free Record Shop bijv.).
Activiteit
Heeft deze uitgave betrekking op een activiteit, dan kan je deze activiteit hier selecteren.
Meer info
Een vrij veld waarin je alle extra informatie over deze uitgave of aankoop kwijt kan.
- Vorderingen
Factuurdatum en factuurnummer
Indien de vordering betrekking heeft op een uitgaande factuur, kan je in deze velden de factuurdatum en het factuurnummer opgeven.
Omschrijving
Je kan hier een duidelijke omschrijving geven van de vordering. Als je later deze vordering omzet naar een ontvangst, zal deze omschrijving overgenomen worden.
Bedrag
Het bedrag van de vordering. Dit bedrag kan eventueel ook een schatting zijn van de vordering en kan gewijzigd worden op het moment dat de vordering betaald wordt.
Van wie
Wie is dit bedrag verschuldigd aan de vereniging. Ook deze informatie wordt mee overgenomen als de vordering wordt omgezet naar een ontvangst.
Activiteit
Moest dit het geval zijn, dan kan je hier de activiteit selecteren die betrekking heeft op deze vordering. Vorderingen worden in het financiële overzicht van activiteiten wel niet opgenomen.
Meer info
Een vrij veld waarin je alle extra informatie over deze vordering kwijt kan.
- Schulden
Factuurdatum en factuurnummer
Indien de schuld betrekking heeft op een inkomende factuur, kan je in dit veld de factuurdatum en het factuurnummer opgeven.
Omschrijving
Je kan hier een duidelijke omschrijving geven van de schuld. Als je later deze schuld omzet naar een uitgave, zal deze omschrijving overgenomen worden.
Bedrag
Het bedrag van de schuld. Dit bedrag kan eventueel ook een schatting zijn van de schuld en kan gewijzigd worden op het moment dat de schuld afgelost wordt.
Van wie
Aan wie is de vereniging deze schuld verschuldigd. Ook deze informatie wordt mee overgenomen als de schuld wordt omgezet naar een uitgave.
Activiteit
Moest dit het geval zijn, dan kan je hier de activiteit selecteren die betrekking heeft op deze schuld. In het financiële overzicht van deze activiteit worden schulden echter niet opgenomen.
Meer info
Een vrij veld waarin je alle extra informatie over deze schuld kwijt kan.
Hoe moet ik een schuld omzetten naar een uitgave?
Op het moment dat je een openstaande schuld effectief gaat betalen, zal je deze schuld feitelijk 'omzetten' naar een uitgave. Om dit correct te doen, ga je als volgt te werk:
In de rubriek Boekhouding klik je op ‘Verrichtingen toevoegen en bewerken’ en selecteer je de maand waarop deze uitgave betrekking heeft. Dit is dus de maand waarin de schuld effectief betaald wordt. Omdat het om een uitgave gaat, selecteer je bovenaan de soort verrichting ‘Uitgaven’. Vervolgens klik je op de knop 'Uitgave toevoegen' om naar een leeg invulformulier te gaan.
In dat formulier wordt het Volgnummer door Assist automatisch ingevuld. Het Verantwoordingsnummer moet jij nog opgeven, alsook de Datum waarop deze schuld betaald werd.
Omdat Assist minstens 1 openstaande schuld gevonden heeft, merk je dat er onder het datum-veld een extra keuzelijst 'Schulden' is toegevoegd. In deze keuzelijst selecteer je de schuld die je op dat moment wilt omzetten naar een uitgave.
Alle gegevens die je voordien had ingegeven (zoals de beschrijving van de schuld, het bedrag, de schuldeiser,...) worden overgenomen, maar kunnen indien gewenst nog aangepast worden.
Vergeet tot slot niet de Financiële Post te selecteren via dewelke deze uitgave werd betaald.
Hoe moet ik een vordering omzetten naar een ontvangst?
Op het moment dat een openstaande vordering vereffend wordt, zal je deze vordering moeten 'omzetten' naar een ontvangst. Om dit correct te doen, ga je als volgt te werk:
In de rubriek Boekhouding klik je op ‘Verrichtingen toevoegen en bewerken’ en selecteer je de maand waarop deze ontvangst betrekking heeft. Dit is dus de maand waarin de vordering effectief betaald wordt. Omdat het om een ontvangst gaat, selecteer je bovenaan de soort verrichting ‘Ontvangst’. Vervolgens klik je op de knop 'Ontvangst toevoegen' om naar een leeg invulformulier te gaan.
In dat formulier wordt het Volgnummer door Assist automatisch ingevuld. Het Verantwoordingsnummer moet jij nog opgeven, alsook de Datum waarop deze vordering ontvangen werd.
Omdat Assist minstens 1 openstaande vordering gevonden heeft, merk je dat er onder het datum-veld een extra keuzelijst 'Vorderingen' is toegevoegd. In deze keuzelijst selecteer je de vordering die je op dat moment wilt omzetten naar een ontvangst.
Alle gegevens die je voordien had ingegeven (zoals de beschrijving van de ontvangst, het bedrag,...) worden overgenomen, maar kunnen indien gewenst nog aangepast worden.
Vergeet tot slot niet de Financiële Post te selecteren via dewelke deze ontvangst werd ontvangen.
Hoe moet ik een geldoverdracht of geldtransfert inboeken?
Een ‘geldoverdracht’ of een ‘geldtransfert’ is een verrichting waarbij je een bepaald bedrag overschrijft van de ene financiële post naar de andere (bijv. 500 euro uit de Kas van de vereniging wordt gestort op de Zichtrekening).
Om zo'n geldoverdracht correct in te boeken, moet je twee verrichtingen inboeken:
- 1 verrichting bij de ‘Uitgaven’, waarbij je de financiële post selecteert waar het geld vandaan komt
(in ons voorbeeld de Kas van de vereniging). Als ‘Uitgavenrekening’ selecteer je de rekening
‘Geldoverdrachten van...’.
- 1 verrichting bij de ‘Ontvangsten’, waarbij je de financiële post selecteert waar het geld naartoe gaat
(in ons voorbeeld de Zichtrekening van de vereniging). Als ‘Uitgavenrekening’ selecteer je de rekening
‘Geldoverdrachten naar...’.
Het in te boeken bedrag is bij beide verrichtingen uiteraard gelijk (in ons voorbeeld 500 euro).
Hoe kan ik controleren of alle geldoverdrachten correct zijn ingeboekt?
Op elk moment kan je makkelijk nakijken of alle geldoverdrachten correct werden ingeboekt. Dit kan op twee manieren:
Wil je de gegevens per maand controleren, dan klik je in de rubriek ‘Boekhouding’ op ‘Financieel maandoverzicht’. Je selecteert vervolgens het boekjaar en de maand waarin je gegevens wilt controleren. Het overzicht dat verschijnt geeft de financiële situatie weer van je vereniging en vertelt je hoe het geld van je vereniging over de verschillende financiële posten is verdeeld.
Bij een eerste controle kan je nakijken of de bedragen naast iedere Financiële post kloppen met de effectieve bedragen die zich op deze Financiële post bevinden (zit er evenveel geld in de Kas, staat er evenveel geld op de Zichtrekening,...).
Bij een tweede controle klik je op de knop ‘Geldoverdrachten’ en krijg je een overzicht van alle geldoverdrachten van die maand. Als alle geldoverdrachten correct werden ingeboekt, dan moet het saldo 'in evenwicht' zijn. Is dit niet het geval, dan heb je ergens een fout gemaakt bij het inboeken van één of meerdere geldoverdrachten.
Je kan de gegevens ook op jaarbasis controleren. Hiervoor klik je in de rubriek ‘Boekhouding’ op ‘Financieel jaaroverzicht’ en selecteer je het boekjaar waarin je de gegevens wilt controleren. Vervolgens selecteer je het financieel jaaroverzicht ‘Voor intern gebruik’ en tot slot het ‘Financieel jaaroverzicht per financiële rekening’.
Dit Financieel jaaroverzicht is opgedeeld in twee grote delen, een overzicht van alle ‘Uitgaven’ en een overzicht van alle ‘Ontvangsten’. Op het einde van elk deel vind je respectievelijk de rubrieken ‘Geldoverdrachten van...’ en ‘Geldoverdrachten naar...’. De bedragen van beide rubrieken moeten op elk moment identiek zijn. Als beide bedragen niet gelijk zijn, wilt dit zeggen dat je ergens een fout hebt gemaakt bij het inboeken van één of meerdere geldoverdrachten.