Welkom bij de Online hulp


Over Assist in het algemeen

  • Wat is Assist?
  • Assist is het meest uitgebreide online administratie- en boekhoudprogramma voor vzw's en feitelijke verenigingen in België. Met Assist kan je de volledige werking van je vereniging online beheren: boekhouding, ledenbeheer, adressenbestand, activiteiten, werkgroepen en medewerkers, informatie over de werking van je vereniging,... Al deze gegevens zijn in Assist met elkaar verbonden, waardoor je op ieder moment, in real-time, een duidelijk overzicht krijgt van de werking en de financiële situatie van je vereniging.

  • Wie kan Assist goed gebruiken?
  • Vooral zij die een beheersfunctie op zich nemen (voorzitter, penningmeester, secretaris, activiteitenverantwoordelijke, beroepskracht,...) zullen dankzij Assist massa's tijd besparen en krijgen op ieder moment een duidelijk overzicht van de werking en de financiële situatie van de vereniging.
    Vrijwel iedere vereniging kan met Assist aan de slag. Omdat je zelf de benamingen van werkgroepen, adresgroepen, soorten activiteiten, interesses, enz. kan opgeven, zet je Assist volledig naar je hand, volgens de specifieke benamingen en de unieke werking van je vereniging.
    Ook op vlak van financieel beheer heeft Assist zijn troeven. De rubriek 'Boekhouding' is bewust zo gebruiksvriendelijk opgebouwd dat je absoluut geen boekhouder moet zijn om de financiën van je vereniging correct te beheren.

  • Wat zijn de mogelijkheden van Assist?
  • Met Assist kan je de vanuit iedere PC of Mac met internet de dagelijkse administratie en boekhouding van je vereniging in real-time beheren. Dit gaat van de algemene gegevens van de vereniging, het ledenbeheer, een adressenbestand met contactpersonen, activiteiten met deelnemersbeheer, de boekhouding tot informatie over de werking van de vereniging, gegevens over verzekeringen, contracten, vergunningen, enz. Je kan bovendien pdf's opvragen met adressenlijsten en adresetiketten van leden, adressen, deelnemers, contactpersonen.
    Met één klik op de knop maak je een officiële ledenlijst op voor de Griffie van vzw's, of een financieel jaarverslag, zowel voor intern gebruik (financieel dagboek bijv.) of voor extern gebruik. Afhankelijk van de versie van Assist kan je meer gegevens beheren.

  • Wat heb ik allemaal nodig om met Assist te starten?
  • Een PC of Mac met internetverbinding volstaat om met Assist aan de slag te gaan. Ideaal heb je een breedbandaansluiting, maar zelfs dat is niet noodzakelijk. Om rapporten, adressenlijsten en adresetiketten op te vragen, heb je ook een PDF-lezer nodig.
    Klik hier om zo'n PDF-lezer te downloaden.

  • Wat zijn de systeemvereisten van mijn PC of Mac?
  • Eigenlijk zijn er amper systeemvereisten om met Assist te starten. Het grote voordeel van Assist is dat je op je PC of Mac geen software moet installeren. Je werkt volledig via een internetbrowser naar keuze. Het enige wat je dus nodig hebt, is een internetverbinding. Een breedbandverbinding is hierbij ideaal, maar niet noodzakelijk.

  • Wie zit er achter Assist?
  • Vincent Jansen is al jaren met Assist bezig. Sinds 1996 om precies te zijn. Hij heeft het programma bedacht, herdacht en nogmaals herdacht tot wat het nu is. De programmatie is in handen van Marbles, een bloeiend webbedrijf met jaren ervaring in het verenigingsleven.

Over het jaarabonnement op Assist

  • Wat is 'een jaarabonnement op Assist'?
  • Eigenlijk 'koop' je Assist niet zoals een ander softwareprogramma, maar betaal je een 'abonnement' om het programma gedurende een bepaalde periode te gebruiken. Om het voor iedereen wat eenvoudig en overzichtelijk te houden, hebben we gekozen om enkel met jaarabonnementen te werken.

  • Hoeveel kost een jaarabonnement?
  • Een jaarabonnement op Assist kost € 180 incl. BTW (ofwel € 15 per maand). Leden van Formaat (Jeugdhuiswerk Vlaanderen) krijgen op deze prijs een korting van 20%. Leden van Vlamo (Vlaamse Muziekamateurorganisatie) krijgen 10%
    Wil je met jouw federatie ook een korting aanbieden aan jouw leden, klik dan hier om ons te contacteren.

  • Wanneer start en eindigt een jaarabonnement?
  • Als je Assist via deze website bestelt, krijg je meteen de vraag om het abonnementsgeld over te schrijven op onze rekening. Van zodra we die betaling ontvangen hebben, activeren we je abonnement. Vanaf die dag kan je gedurende 1 jaar met Assist aan de slag. 2 maanden voor de einddatum van je abonnement, krijg je via mail automatisch een herinnering met de vraag om tijdig je abonnement te verlengen.

  • Kan ik ook een maandabonnement afsluiten?
  • Neen. Om het voor iedereen wat overzichtelijk en eenvoudig te houden, hebben we gekozen om enkel met een jaarabonnement te werken.

  • Hoe moet ik mijn jaarabonnement verlengen?
  • 2 maanden voor de einddatum van je abonnement, krijg je via mail automatisch een herinnering met de vraag om tijdig het abonnementsgeld voor het volgende jaar over te schrijven op onze rekening. Gebeurt dit niet, dan krijg je een maand later een tweede herinneringsmail. Tot slot krijg je 1 week voor de vervaldatum een laatste herinnering. Van zodra we je abonnementsgeld ontvangen, wordt je abonnement met een jaar verlengd.

  • Kan ik mijn jaarabonnement op ieder moment afsluiten?
  • In principe is het niet nodig om zelf je abonnement op te zeggen. 2 maanden voor de einddatum van je abonnement, krijg je een herinneringsmail met de vraag je abonnement te verlengen. Als je deze vraag negeert en het abonnementsgeld voor het volgende jaar niet betaalt, wordt je abonnement vanzelf op onactief gezet op de vervaldatum.

  • Wat gebeurt er als ik mijn abonnementsgeld niet op tijd betaal?
  • Als je abonnementsgeld op de vervaldag van je abonnement niet op onze rekening staat, wordt je abonnement automatisch op 'onactief' gezet. Dit houdt in dat je niet meer zal kunnen aanmelden in Assist. Uiteraard worden al je gegevens wel goed bewaard. Van zodra we je betaling ontvangen, zetten we je abonnement terug 'actief' en kan je weer aan de slag.

Over het proefabonnement op Assist

  • Wat is 'een proefabonnement op Assist'?
  • Iedereen die eventueel van plan is om een abonnement op Assist te nemen, krijgt eerst de kans om het programma gedurende 30 dagen uit te testen. Zo'n 'proefabonnement' is volledig gratis en uiteraard zonder enige aankoopverplichting achteraf.

  • Kan ik met zo'n proefabonnement echt alle mogelijkheden van Assist uitproberen?
  • Absoluut. Opdat je Assist optimaal kan uittesten, kan je tijdens de proefperiode alle mogelijkheden van Assist uitproberen. Zonder enige beperking.
    Alle gegevens die je tijdens het proefabonnement in Assist ingeeft, worden uiteraard opgeslagen. Moest je na je proefperiode verder willen werken met Assist, dan gaan er geen gegevens verloren.

  • Kan ik na de proefperiode makkelijk overschakelen naar een betalend jaarabonnement?
  • Ja. 2 weken voor het aflopen van het proefabonnement, krijg je via mail de vrijblijvende vraag of je wilt verder werken met Assist. Zoja, dan wordt je gevraagd om voor de einddatum van het proefabonnement het abonnementsgeld over te schrijven op onze rekening. Van zodra we je abonnementsgeld ontvangen, wordt je abonnement verlengd met een jaar.

  • Gaan er gegevens verloren als ik overschakel van een proef- naar een jaarabonnement?
  • Neen. Als je na de proefperiode beslist om met Assist verder te gaan, blijven alle gegevens die je tijdens de proefperiode hebt ingegeven, volledig behouden.

Download de Rondleiding voor de rubriek Boekhouding

    Een 'Rondleiding' is een handige PDF waarbij je stap voor stap alle mogelijkheden van Assist leert kennen.
    Klik hier om de Rondleiding voor de rubriek Boekhouding te downloaden.

     

Veel gestelde vragen bij de rubriek Boekhouding

  • Mag ik de boekhouding van mijn vzw beheren in Assist?
  • De boekhouding in Assist werd opgesteld volgens de regels van de nieuwe vzw-wetgeving en beperkt zich enkel tot de boekhouding die moet gevoerd worden in een zogenaamde 'kleine vzw'.

    Is jouw vereniging een kleine vzw?
    De wetgeving deelt de vzw's in op basis van een aantal criteria. Je vereniging is een kleine vzw wanneer het aan geen of slechts één van volgende voorwaarden voldoet:

    1. Er zijn meer dan vijf werknemers in je vereniging
    Het gaat hier om een jaargemiddelde in voltijdse equivalenten. Werknemers die dus maar halftijds werken, tellen maar voor 0,5 mee. Vrijwilligers hoef je niet in deze berekening op te nemen.

    2. Het totaal aan ontvangsten bedraagt jaarlijks 250.000 euro of meer, exclusief BTW Het gaat hier om ontvangsten die voortvloeien uit de normale werkingsactiviteiten van de vereniging, zoals bijvoorbeeld de ontvangsten van lidgelden, activiteiten, drankverkoop,... De uitzonderlijke ontvangsten worden niet mee opgenomen in de berekening, zoals bijv. ontvangsten van een eenmalige stockverkoop van het oude meubilair om de infrastructuur te kunnen vernieuwen of dergelijke.

    3. De balans van de vereniging bedraagt 1.000.000 euro of meer Elk jaar moet de vereniging een inventaris opmaken van alle bezittingen. Uit deze zogenaamde 'staat van vermogen' kan je afleiden hoeveel de bezittingen waard zijn.

  • Wanneer begint en eindigt het boekjaar van mijn vereniging?
  • Een boekjaar duurt 12 maanden. Je mag zelf kiezen wanneer het boekjaar van je vereniging start. Het hoeft dus niet noodzakelijk van 1 januari tot 31 december te lopen.

  • Beheer ik de boekhouding best per kalender- of per werkjaar?
  • De boekhouding in Assist loopt standaard per kalenderjaar (van 1 januari tot 31 december). Wens je de boekhouding volgens een ander werkjaar te beheren, dan klik je in de rubriek 'Opties' eerst op 'Werkjaren toevoegen en bewerken'. Daar kan je zelf één of meerdere werkjaar toevoegen. Per werkjaar geef je een unieke benaming op (bijv. '2008-2009') en de start- en einddatum. Indien gewenst, kun je per werkjaar wat extra informatie opgeven, maar dit is niet verplicht.

  • Wat zijn finaciële posten en hoe kan ik ze ingeven in Assist?
  • 'Financiële posten' zijn de verschillende posten waarover het geld van de vereniging verdeeld ligt. Dat kan bijvoorbeeld de 'Kas' zijn (cash geld dat ofwel in het lokaal van de vereniging of bij een bestuurder thuis bewaard wordt om kleine aankopen te kunnen doen), maar uiteraard ook een 'Zichtrekening', een 'Spaarrekening', enz.

    Om de boekhouding in Assist te beheren, moet je minstens één financiële post opgeven. Hiervoor klik je in de rubriek 'Boekhouding' op de knop 'Financiële posten', waar je de verschillende financiële posten van je vereniging één voor één kan toevoegen. Zorg ervoor dat je iedere financiële post een unieke benaming geeft. Heeft je vereniging bijvoorbeeld twee zichtrekeningen, dan gebruik je bijv. de naam van de bank of het rekeningnummer om een unieke benaming op te geven (bijv. 'Zichtrekening KBC', 'Zichtrekening 123-1234567-12',...).

    Het is belangrijk om op voorhand te bepalen vanaf welke datum je de boekhouding in Assist gaat beheren. In het veld 'Beginwaarde' vul je nl. het bedrag in dat op die dag op deze financiële post stond. Stel dat je kiest om vanaf 1 januari 2014 je boekhouding in Assist te beheren, dan vul je bijv. bij de zichtrekening het bedrag in dat op 31 december 2013 op die rekening stond.

  • Wat is het financiële jaarverslag?
  • Een financieel jaarverslag geeft een overzicht van alle uitgaven en alle ontvangsten die de vereniging dat jaar gemaakt of ontvangen heeft. Daarom bestaat een financieel jaarverslag steeds uit twee delen: een deel waarin alle uitgaven worden opgesomd en een deel met alle ontvangsten. Als je het saldo van beide delen berekent (het totale bedrag aan ontvangsten min het totale bedrag aan uitgaven) weet je of de vereniging dat jaar winst of verlies heeft gemaakt.

  • Wat zijn financiële verrichtingen?
  • Iedere uitgave en iedere ontvangst die in de boekhouding wordt ingeschreven, noemt men een 'Verrichting'. Alle verrichtingen van een welbepaald boekjaar worden dus in hetzelfde financieel jaarverslag opgenomen.

  • Wat is het rekeningenstelsel?
  • Omdat heel wat verenigingen honderden of zelfs duizenden verrichtingen per jaar hebben, heeft men een systeem bedacht om het financiële jaarverslag toch nog overzichtelijk te houden, nl. het 'rekeningenstelsel'. In een dergelijk rekeningenstelsel gaat men dezelfde soort verrichtingen groeperen in 'ontvangstenrekeningen' of 'uitgavenrekeningen', afhankelijk of het om een ontvangst of een uitgave gaat. Zo wordt bijv. het lidgeld van de leden ingeboekt in de ontvangstenrekening 'Lidgelden', terwijl een factuur van de brouwer wordt ingeboekt in de uitgavenrekening 'Aankopen eetwaren en dranken'.

    In het financiële jaarverslag worden uiteindelijk niet alle verrichtingen afzonderlijk opgesomd, maar enkel de som per ontvangstenrekening en per uitgavenrekening. Het grote voordeel van dit systeem is dat het financiële jaarverslag nu wel overzichtelijk en nuttige informatie verschaft. In één oogopslag weet je hoeveel 'Lidgelden' de vereniging dat jaar heeft ontvangen of hoeveel geld men heeft uitgegeven aan 'Eetwaren en dranken'.

  • Wat zijn rekeningen-groepen?
  • Een degelijk financieel jaarverslag groepeert alle ontvangsten- en uitgavenrekeningen in rekeningen-groepen. Zo wordt het financiële jaarverslag nog overzichtelijker en krijg je per rekeningen-groep een totaalbedrag. De boekhouding in Assist is opgedeeld volgens de officiële rekeningen-groepen die opgelegd worden door de huidige vzw-wetgeving. Je kan in Assist geen rekeningen-groepen toevoegen of verwijderen. Ook de benamingen van deze rekeningen-groepen kunnen in Assist niet aangepast worden. Dit zijn de verschillende rekeningen-groepen die Assist hanteert:

    Ontvangstenrekeningen

    Lidgelden
    In deze rekeningen-groep boek je alle ontvangsten uit lidgelden.

    Schenkingen en legaten
    'Giften' worden bijv. in deze rekeningen-groep ingeboekt.

    Subsidies
    Per soort subsidie kan je in deze rekeningen-groep een andere ontvangstenrekening aanmaken.

    Andere ontvangsten
    In deze groep boek je alle andere ontvangsten die niet in één van de drie bovengenoemde groepen kunnen ondergebracht worden, zoals bijv. ontvangsten uit 'Verkoop eetwaren en dranken', 'Verkoop diversen' (zoals T-shirts bijv.), 'Deelname aan activiteiten', enz.


    Uitgavenrekeningen

    Goederen en diensten
    In deze rekeningen-groep boek je alle uitgaven die je doet met als doel ze weer te verkopen. Enkele voorbeelden hiervan zijn 'Aankopen eetwaren', 'Aankopen dranken' of 'Andere aankopen' (zoals T-shirts bijv.).

    Bezoldigingen
    Heeft je vzw één of meerdere werknemers in dienst, dan boek je in deze groep alle uitgaven die hiermee gepaard gaan: 'Brutolonen', 'Eindejaarspremie', 'Vakantiegeld',...

    Diensten en diverse goederen
    In deze groep komen alle uitgaven die je doet voor de vereniging zelf, zoals 'Huur', 'Electriciteit', 'Telefoon', 'Drukwerk', 'Postzegels', 'Activiteitskosten', enz.

    Andere uitgaven
    Alle andere uitgaven worden in deze groep geboekt, bijv. 'Belastingen', 'Boeten', 'Diverse financiële kosten',...

  • Wat zijn uitgaven- en ontvangstenrekeningen?
  • Iedere rekeningen-groep bevat minstens één uitgaven- of ontvangstenrekening. Assist heeft voor jou al per rekeningen-groep de meest courante rekeningen opgegeven. Klik in de rubriek 'Boekhouding' op 'Uitgaven- en ontvangstenrekeningen' voor een overzicht van deze rekeningen.

    Je kan uiteraard volgens je eigen wensen en de specifieke benamingen die in je vereniging worden gebruikt, dit rekeningenstelsel volledig aanpassen. Je kan rekeningen toevoegen of verwijderen of de benamingen van bestaande rekeningen aanpassen. Belangrijk is dat je er voor zorgt dat je steeds de juiste rekening in de juiste rekeningen-groep onderbrengt.

    Tot slot kun je ook het volgnummer van iedere rekening aanpassen. Met dit volgnummer bepaal je zelf welke rekening in die groep bovenaan komt te staan, welke rekening tweedes, welke rekening derdes, enz. Op basis van deze volgnummers zal Assist het jaarverslag correct opmaken.

  • Hoe moet ik financiële verrichtingen inboeken?
  • Indien je minstens één financiële post (Kas, Zichtrekening, Spaarrekening,...) hebt opgegeven en indien je de verschillende rekeningen van het rekeningenstelsel hebt nagekeken, ben je klaar om verrichtingen in te boeken.

    Om een verrichting toe te voegen, klik je in de rubriek 'Boekhouding' op de knop 'Verrichtingen toevoegen en bewerken'.

    Iedere verrichting wordt in Assist gekoppeld aan een bepaalde maand van een bepaald jaar. Om die reden moet je eerst de juiste maand en jaar selecteren waarin je verrichtingen wilt toevoegen.

    Vervolgens selecteer je de 'Soort verrichting' die je wilt toevoegen. Je hebt de keuze uit volgende 4 soorten verrichtingen: Ontvangsten, Uitgaven, Schulden en Vorderingen.

    • Ontvangsten 

      Volgnummer
      Het is wettelijk verplicht om iedere verrichting per boekjaar een uniek volgnummer te geven. Per verrichting genereert Assist automatisch een uniek volgnummer. Hiervoor gaat Assist in de lijst met verrichtingen op zoek naar het hoogste volgnummer en telt daar automatisch 1 bij. Indien gewenst, kan dit volgnummer aangepast worden, maar Assist zal erop toezien dat je geen volgnummer opgeeft dat al gebruikt wordt bij een andere verrichting.

      Verantwoordingsnummer
      Iedere verrichting die je inboekt, moet je kunnen bewijzen met een 'verantwoordingsstuk'. Dit kunnen bijv. rekeninguittreksels zijn, facturen, kasticketten, enz. Ieder verantwoordingsstuk geef je een uniek en duidelijk verantwoordingsnummer (bijv. O-0001, O-0002, O-0003,... voor de ontvangsten en U-0001, U-0002, U-0003,... voor de uitgaven). Het is dat verantwoordingsnummer dat gekoppeld wordt aan een verrichting en dat je in dit veld moet ingeven.

      Datum
      Bij een enkelvoudige boekhouding worden de verrichtingen ingeboekt op het moment dat de 'geldstroom' plaatsvond. Als 'Datum' vul je dus de dag in waarop de Ontvangst effectief 'binnen kwam'.

      Omschrijving
      Geef een duidelijke omschrijving van de Ontvangst.

      Bedrag
      Hier vul je het bedrag van de Ontvangst in.

      Financiële post
      In deze keuzelijst selecteer je de 'Financiële post' waarnaar het Bedrag gaat. Wordt het geld eerst in een gezamenlijke Kas bewaard of wordt het bijv. rechtstreeks gestort op de Zichtrekening.

      Ontvangstenrekening
      Indien je op het einde van het boekjaar via Assist een financieel jaarverslag wilt opmaken, geef je hier op tot welke 'Ontvangstenrekening' deze verrichting betrekking heeft.

      Van wie
      Van wie is deze Ontvangst afkomstig? Dit kan zowel de naam van instantie zijn (bijv. de subsidiërende instantie), een leverancier (bijv. de brouwer) of de naam van een persoon (bijv. een lid).

      Activiteit
      Indien deze Ontvangst betrekking heeft op een bepaalde activiteit (bijv. Ontvangsten van een eetfestijn), kan je deze verrichting koppelen aan deze activiteit. Later kan je dan een overzicht opvragen van alle ontvangsten en uitgaven die betrekking hebben met deze activiteit. Deze activiteit moet wel eerst in de rubriek 'Activiteiten' toegevoegd zijn vooraleer je deze kan koppelen aan een verrichting.

      Meer info
      Een vrij veld waarin je alle extra informatie over deze Ontvangst kwijt kan.

    • Uitgaven 

      Volgnummer
      Iedere uitgave of aankoop krijgt een uniek volgnummer dat Assist automatisch genereert.

      Verantwoordingsnummer
      Elke uitgave krijgt een uniek verantwoordingsnummer dat gekoppeld is aan een verantwoordingsstuk.

      Datum
      De datum waarop de uitgave betrekking heeft.

      Omschrijving
      Geef een duidelijke omschrijving van de uitgave of de aankoop.

      Bedrag
      Het bedrag van de aankoop of de uitgave.

      Financiële post
      Op welke financiële post heeft deze aankoop of uitgave betrekking. Een factuur van de brouwer wordt bijv. met een overschrijving via de Zichtrekening betaald, terwijl het aankopen van CD's met cash geld uit de Kas wordt betaald.

      Uitgavenrekening
      Hier selecteert u de 'Uitgavenrekening' waarop deze uitgave betrekking heeft.

      Aan wie / Waar
      Aan wie is de vereniging deze uitgave verschuldigd of waar werden de aankopen gedaan. Dit kan zowel de naam van een leverancier zijn (bijv. de brouwer) of de naam van een winkel (Free Record Shop bijv.).

      Activiteit
      Heeft deze uitgave betrekking op een activiteit, dan kan je deze activiteit hier selecteren.

      Meer info
      Een vrij veld waarin je alle extra informatie over deze uitgave of aankoop kwijt kan.

    • Vorderingen 

      Factuurdatum en factuurnummer
      Indien de vordering betrekking heeft op een uitgaande factuur, kan je in deze velden de factuurdatum en het factuurnummer opgeven.

      Omschrijving
      Je kan hier een duidelijke omschrijving geven van de vordering. Als je later deze vordering omzet naar een ontvangst, zal deze omschrijving overgenomen worden.

      Bedrag
      Het bedrag van de vordering. Dit bedrag kan eventueel ook een schatting zijn van de vordering en kan gewijzigd worden op het moment dat de vordering betaald wordt.

      Van wie
      Wie is dit bedrag verschuldigd aan de vereniging. Ook deze informatie wordt mee overgenomen als de vordering wordt omgezet naar een ontvangst.

      Activiteit
      Moest dit het geval zijn, dan kan je hier de activiteit selecteren die betrekking heeft op deze vordering. Vorderingen worden in het financiële overzicht van activiteiten wel niet opgenomen.

      Meer info
      Een vrij veld waarin je alle extra informatie over deze vordering kwijt kan.

    • Schulden 

      Factuurdatum en factuurnummer
      Indien de schuld betrekking heeft op een inkomende factuur, kan je in dit veld de factuurdatum en het factuurnummer opgeven.

      Omschrijving
      Je kan hier een duidelijke omschrijving geven van de schuld. Als je later deze schuld omzet naar een uitgave, zal deze omschrijving overgenomen worden.

      Bedrag
      Het bedrag van de schuld. Dit bedrag kan eventueel ook een schatting zijn van de schuld en kan gewijzigd worden op het moment dat de schuld afgelost wordt.

      Aan wie
      Aan wie is de vereniging deze schuld verschuldigd. Ook deze informatie wordt mee overgenomen als de schuld wordt omgezet naar een uitgave.

      Activiteit
      Moest dit het geval zijn, dan kan je hier de activiteit selecteren die betrekking heeft op deze schuld. In het financiële overzicht van deze activiteit worden schulden echter niet opgenomen.

      Meer info
      Een vrij veld waarin je alle extra informatie over deze schuld kwijt kan.

  • Hoe moet ik een schuld omzetten naar een uitgave?
  • Op het moment dat je een openstaande schuld effectief gaat betalen, zal je deze schuld feitelijk 'omzetten' naar een uitgave. Om dit correct te doen, ga je als volgt te werk:

    In de rubriek Boekhouding klik je op 'Verrichtingen toevoegen en bewerken' en selecteer je de maand waarop deze uitgave betrekking heeft. Dit is dus de maand waarin de schuld effectief betaald wordt. Omdat het om een uitgave gaat, selecteer je bovenaan de soort verrichting 'Uitgaven'. Vervolgens klik je op de knop 'Uitgave toevoegen' om naar een leeg invulformulier te gaan.

    In dat formulier wordt het Volgnummer door Assist automatisch ingevuld. Het Verantwoordingsnummer moet jij nog opgeven, alsook de Datum waarop deze schuld betaald werd.

    Omdat Assist minstens 1 openstaande schuld gevonden heeft, merk je dat er onder het datum-veld een extra keuzelijst 'Schulden' is toegevoegd. In deze keuzelijst selecteer je de schuld die je op dat moment wilt omzetten naar een uitgave.

    Alle gegevens die je voordien had ingegeven (zoals de beschrijving van de schuld, het bedrag, de schuldeiser,...) worden overgenomen, maar kunnen indien gewenst nog aangepast worden.

    Vergeet tot slot niet de Financiële Post te selecteren via dewelke deze uitgave werd betaald.

  • Hoe moet ik een vordering omzetten naar een ontvangst?
  • Op het moment dat een openstaande vordering vereffend wordt, zal je deze vordering moeten 'omzetten' naar een ontvangst. Om dit correct te doen, ga je als volgt te werk:

    In de rubriek Boekhouding klik je op 'Verrichtingen toevoegen en bewerken' en selecteer je de maand waarop deze ontvangst betrekking heeft. Dit is dus de maand waarin de vordering effectief betaald wordt. Omdat het om een ontvangst gaat, selecteer je bovenaan de soort verrichting 'Ontvangst'. Vervolgens klik je op de knop 'Ontvangst toevoegen' om naar een leeg invulformulier te gaan.

    In dat formulier wordt het Volgnummer door Assist automatisch ingevuld. Het Verantwoordingsnummer moet jij nog opgeven, alsook de Datum waarop deze vordering ontvangen werd.

    Omdat Assist minstens 1 openstaande vordering gevonden heeft, merk je dat er onder het datum-veld een extra keuzelijst 'Vorderingen' is toegevoegd. In deze keuzelijst selecteer je de vordering die je op dat moment wilt omzetten naar een ontvangst.

    Alle gegevens die je voordien had ingegeven (zoals de beschrijving van de ontvangst, het bedrag,...) worden overgenomen, maar kunnen indien gewenst nog aangepast worden.

    Vergeet tot slot niet de Financiële Post te selecteren via dewelke deze ontvangst werd ontvangen.

  • Hoe moet ik een geldoverdracht of geldtransfert inboeken?
  • Een 'geldoverdracht' of een 'geldtransfert' is een verrichting waarbij je een bepaald bedrag overschrijft van de ene financiële post naar de andere (bijv. 500 euro uit de Kas van de vereniging wordt gestort op de Zichtrekening).

    Om zo'n geldoverdracht correct in te boeken, moet je twee verrichtingen inboeken:

    - 1 verrichting bij de 'Uitgaven', waarbij je de financiële post selecteert waar het geld vandaan komt (in ons voorbeeld de Kas van de vereniging). Als 'Uitgavenrekening' selecteer je de rekening 'Geldoverdrachten van...'.

    - 1 verrichting bij de 'Ontvangsten', waarbij je de financiële post selecteert waar het geld naartoe gaat (in ons voorbeeld de Zichtrekening van de vereniging). Als 'Uitgavenrekening' selecteer je de rekening 'Geldoverdrachten naar...'.

    Het in te boeken bedrag is bij beide verrichtingen uiteraard gelijk (in ons voorbeeld 500 euro).

  • Hoe kan ik controleren of alle geldoverdrachten correct zijn ingeboekt?
  • Op elk moment kan je makkelijk nakijken of alle geldoverdrachten correct werden ingeboekt. Dit kan op twee manieren:

    Wil je de gegevens per maand controleren, dan klik je in de rubriek 'Boekhouding' op 'Financieel maandoverzicht'. Je selecteert vervolgens het boekjaar en de maand waarin je gegevens wilt controleren. Het overzicht dat verschijnt geeft de financiële situatie weer van je vereniging en vertelt je hoe het geld van je vereniging over de verschillende financiële posten is verdeeld.

    Bij een eerste controle kan je nakijken of de bedragen naast iedere Financiële post kloppen met de effectieve bedragen die zich op deze Financiële post bevinden (zit er evenveel geld in de Kas, staat er evenveel geld op de Zichtrekening,...).

    Bij een tweede controle klik je op de knop 'Geldoverdrachten' en krijg je een overzicht van alle geldoverdrachten van die maand. Als alle geldoverdrachten correct werden ingeboekt, dan moet het saldo 'in evenwicht' zijn. Is dit niet het geval, dan heb je ergens een fout gemaakt bij het inboeken van één of meerdere geldoverdrachten.

    Je kan de gegevens ook op jaarbasis controleren. Hiervoor klik je in de rubriek 'Boekhouding' op 'Financieel jaaroverzicht' en selecteer je het boekjaar waarin je de gegevens wilt controleren. Vervolgens selecteer je het financieel jaaroverzicht 'Voor intern gebruik' en tot slot het 'Financieel jaaroverzicht per financiële rekening'.

    Dit Financieel jaaroverzicht is opgedeeld in twee grote delen, een overzicht van alle 'Uitgaven' en een overzicht van alle 'Ontvangsten'. Op het einde van elk deel vind je respectievelijk de rubrieken 'Geldoverdrachten van...' en 'Geldoverdrachten naar...'. De bedragen van beide rubrieken moeten op elk moment identiek zijn. Als beide bedragen niet gelijk zijn, wilt dit zeggen dat je ergens een fout hebt gemaakt bij het inboeken van één of meerdere geldoverdrachten.



Een andere vraag over de rubriek Boekhouding?

    Zit je vraag er niet tussen, klik dan hier om ons te contacteren.

Download de Rondleiding voor de rubriek Leden

    Een 'Rondleiding' is een handige PDF waarbij je stap voor stap alle mogelijkheden van Assist leert kennen.
    Klik hier om de Rondleiding voor de rubrieken Personen en Leden te downloaden.



Algemene vragen over de rubriek 'Leden'



Nieuwe leden inschrijven



Lidmaatschap per lid bekijken of bewerken



Lidmaatschap per gezin bekijken of bewerken



Leden indelen in leeftijdsgroepen, afdelingen of ploegen



Lidgeld, kortingen en herinneringsmails beheren



Ledenlijsten, adresetiketten en e-maillijsten



Een andere vraag over de rubriek Leden?

    Zit je vraag er niet tussen, klik dan hier om ons te contacteren.

Download de Rondleiding voor de rubriek Activiteiten

    Een 'Rondleiding' is een handige PDF waarbij je stap voor stap alle mogelijkheden van Assist leert kennen.
    Klik hier om de Rondleiding voor de rubriek Activiteiten te downloaden.



Veel gestelde vragen bij de rubriek Activiteiten

  • Waar vind ik het Finanicieel Overzicht van een Activiteit?
  • Van zodra je minstens 1 verrichting aan een activiteit gekoppeld hebt, verschijnt er in de detailfiche van die activiteit (dus via de rubriek 'Activiteiten' - 'Activiteiten toevoegen en bewerken') de knop 'Financieel overzicht'. Door op die knop te klikken, krijg je een overzicht van alle Ontvangsten en Uitgaven die aan deze activiteit gekoppeld zijn. Je vindt op die pagina ook een PRINT-knop waarmee je een PDF van dit overzicht kan opmaken.

  • Hoe kan ik deelnemers koppelen aan een Activiteit?
  • Bovenaan de detailfiche van elke activiteit vind je een knop 'Deelnemers'. Via die knop kom je op een pagina terecht waarbij je elke persoon die in Assist staat, kan toevoegen als deelnemer aan die specifieke activiteit. Bovendien kan je per deelnemer opgeven of het deelnemingsgeld al dan niet betaald is.

  • Hoe stuur ik een e-mail naar alle deelnemers van een Activiteit?
  • Bovenaan de detailfiche van elke activiteit vind je een knop 'Deelnemers'. Op die pagina krijg je een overzicht van alle deelnemers die gekoppeld zijn aan die specifieke activiteit. Bovenaan die pagina vind je 4 knoppen: een knop om een deelnemerslijst op te maken, eentje voor adresetiketten, een knop om een e-maillijst op te vragen en eentje om de gegevens van deze deelnemers te exporteren naar Excel. Via de derde knop krijg je een lijst met alle e-mailadressen van al deze deelnemers, gescheiden door een punt-komma... en dus klaar om zo te kopi�ren in je e-mailbericht.



Een andere vraag over de rubriek Activiteiten?

    Zit je vraag er niet tussen, klik dan hier om ons te contacteren.

Download de Rondleiding voor de rubriek Stockbeheer

    Een 'Rondleiding' is een handige PDF waarbij je stap voor stap alle mogelijkheden van Assist leert kennen.
    Klik hier om de Rondleiding voor de rubriek Stockbeheer te downloaden.



Veel gestelde vragen bij de rubriek Stockbeheer

  • Kan ik naast dranken en eetwaren ook andere zaken beheren in het Stockbeheer?
  • Het kan, maar eerlijk gezegd is het Stockbeheer in Assist eerder gemaakt voor verenigingen die een instuifruimte of kantine hebben endus vooral eetwaren en dranken verkopen en stockeren. Echter, je kan in het Stockbeheer ook extra items 'per stuk' ingeven, dus op zich is dit perfect mogelijk.



Een andere vraag over de rubriek Stockbeheer?

    Zit je vraag er niet tussen, klik dan hier om ons te contacteren.

Download de Rondleiding voor de rubriek Adressen

    Een 'Rondleiding' is een handige PDF waarbij je stap voor stap alle mogelijkheden van Assist leert kennen.
    Klik hier om de Rondleiding voor de rubriek Adressen te downloaden.



Veel gestelde vragen bij de rubriek Adressen

  • Hoe kan ik soortgelijke adressen samenbundelen in een 'adresgroep'?
  • Bovenaan de detailfiche van een Adres, vind je de knop 'Adresgroepen'. Als je daar op klikt, kom je op een pagina terecht waarbij je dit specifieke Adres kan koppelen aan ��n of meerdere Adresgroepen. Op die manier wordt het een pak makkelijker om nadien een adressenlijst, adresetiketten of een e-maillijst op te vragen van enkel die Adressen die tot dezelfde Adresgroep behoren.



Een andere vraag over de rubriek Adressen?

    Zit je vraag er niet tussen, klik dan hier om ons te contacteren.

Download de Rondleiding voor de rubriek Opties

    Een 'Rondleiding' is een handige PDF waarbij je stap voor stap alle mogelijkheden van Assist leert kennen.
    Klik hier om de Rondleiding voor de rubriek Opties te downloaden.



Veel gestelde vragen bij de rubriek Opties

  • Is er een overzicht met aanpassingen en verbeteringen (changelogs)?
  • Absoluut. Klik hier om een PDF met 'changelogs' te downloaden.

  • Waar en hoe kan ik de gegevens in Assist exporteren naar Excel?
  • Je kan alle gegevens van Leden, Personen, Adressen, Activiteiten en de volledige Boekhouding exporteren naar Excel. Hiervoor klik je in de rubriek 'Opties' op 'Gegevens exporteren naar Excel'. Daar selecteer je welke gegevens je graag wilt exporteren, het werkjaar en eventueel hoe je de Excel wilt sorteren.

  • Hoe kan ik het e-mailadres waarmee ik mij aanmeld, aanpassen?
  • Als je aangemeld bent in Assist, klik je in de rubriek 'Opties' op de knop 'Mijn gebruikersaccount'. Daar kan zowel je e-mailadres als je wachtwoord wijzigen.

  • Hoe kan ik het wachtwoord waarmee ik mij aanmeld, aanpassen?
  • Als je aangemeld bent in Assist, klik je in de rubriek 'Opties' op de knop 'Mijn gebruikersaccount'. Daar kan zowel je e-mailadres als je wachtwoord wijzigen.

  • Kan ik de ene rubriek per kalenderjaar en de andere rubriek per seizoen beheren?
  • Je kan inderdaad de ene rubriek (bijv. de rubriek 'Boekhouding') per kalenderjaar beheren (bijv. het jaar 2014), en de andere rubriek (bijv. de rubriek 'Leden') per zelfgekozen werkjaar of seizoen (bijv. '2014-2015'). Hiervoor moet je eerst zelf dat werkjaar aanmaken. Dat doe je in de rubriek 'Opties' - 'Werkjaren toevoegen en beheren'. Daar krijg je een overzicht van alle werkjaren die op dat moment in Assist staan. Je klikt op de knop om een nieuw werkjaar toe te voegen en geeft een Benaming op (bijv. '2014-2015'), een Startjaar (bijv. '2014') en een Startmaand (bijv. 'September'). Vervolgens klik op de BEWAAR-knop om dit werkjaar op te slaan.

  • Hoe kan ik extra gebruikers toevoegen?
  • Je kan in Assist zoveel gebruikers toevoegen als je zelf wilt, en dit zonder enige meerkost. Via de rubriek 'Opties' - 'Gebruikers toevoegen en beheren' selecteer je eerst de persoon die je als gebruiker wilt toevoegen. Vervolgens zal die persoon een mail ontvangen waarmee hij/zij deze uitnodiging moet bevestigen door op een link te klikken. Die persoon zal dan zelf een wachtwoord mogen kiezen en als dat gebeurd is, krijgt hij/zij meteen toegang tot jullie abonnement.



Een andere vraag over de rubriek Opties?

    Zit je vraag er niet tussen, klik dan hier om ons te contacteren.